En particulier lorsqu’il est renseigné jour après jour par plusieurs commerciaux distincts, un fichier de prospection est assuré de comporter de nombreuses disparités formelles d’une fiche à l’autre. Par exemple, alors que certains inscriront dans l’adresse le mot « boulevard », d’autres se contenteront de l’abréviation « bvd », voire « bd ». De même, un code postal sera ou non entrecoupé d’un espace entre le 2e et 3e chiffre. Indépendamment de la profondeur de la base de données et quel que soit le degré de rigueur exigé vis à vis des salariés chargés de participer à sa constitution, de telles dissemblances demeurent inévitables.
Doit-on parler d’erreurs ? Là n’est pas la question. Car bien qu’elles puissent sembler anecdotiques dès lors que ne manque aucune information clé, toutes ces différences minimes n’en augmentent pas moins le risque de REFLEX (REstitution de l’inFormation à L’EXpéditeur). Tel est le nouveau terme utilisé par La Poste en remplacement du célèbre NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée), tant redouté des départements marketing…
Pour parer à ce type de désagrément, il existe une solution efficace nommée la RNVP (Restructuration Normalisation Validation Postale). Cet acronyme désigne un traitement informatique permettant de mettre n’importe quelle adresse de fichier aux normes postales officielles. Effectuée automatiquement par des logiciels spécialisés, l’opération consiste à :
corriger les adresses comportant des erreurs ;
valider leur existence pour que les courriers et colis arrivent bien à destination ;
rejeter les adresses corrigeables de façon fiable de manière à éviter les REFLEX.
Notons en outre que cette mise au format officiel a aussi l’avantage de faciliter les opérations de dédoublonnage et d’enrichissement des bases de données.
La validation postale de chaque adresse ainsi traitée ne laisse rien au hasard. En effet, les logiciels RNVP se basent sur les référentiels Hexaposte et Hexavia construits par le Service National de l’Adresse. Le premier recense l’intégralité des codes postaux (incluant les codes cedex), des communes et de lieux-dits de France, tandis que le second se charge des voies (rues, boulevards, avenues…).
Bien entendu, les personnes en charge de la saisie d’adresses ont également intérêt à respecter au plus près les règles RNVP. Dans le cadre d’un envoi B to B, la rédaction d’une adresse professionnelle comporte jusqu’à sept champs distincts et se présente dans l’ordre suivant :
1. Identification du destinataire : raison sociale ou dénomination commerciale
2. Identité du destinataire et/ou service
3. Complément d’identification du point géographique (entrée, tour, bâtiment, immeuble, résidence, zone industrielle…)
4. Numéro et libellé de la voie
5. Mentions spéciales de distribution (Boite Postale, Tri Spécial…)
6. Code postal et bureau distributeur ou code cedex et bureau distributeur cedex
7. Pays
La normalisation d’adresses RNVP respecte la norme AFNOR NF Z 10-011 du 19 janvier 2013 (règles d’écritures d’une adresse au sein d’une base de données) consultable ici.
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