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Comment rendre une réunion commerciale plus efficace ? Directeurs Commerciaux, Commerciaux, vous vivez tous chaque semaine, en principe le lundi matin, ce moment incontournable : la réunion commerciale. Pour certains, c’est un moment fort, utile, de cohésion, de motivation et de partage. Pour d’autres, c’est un moment de stress, d’ennui, de perte de temps. Tout dépend de la façon dont il est pensé et structuré par le directeur commercial.

Comment rendre une réunion commerciale plus efficace ?

reunion commerciale
Comment rendre une réunion commerciale plus constructive ?

Un article intitulé « Five missing factors of a valuable sales meeting », publié début mars sur le blog américain Sales Hacker , invite les directeurs commerciaux à organiser ces réunions hebdomadaires de manière à en tirer le meilleur profit pour l’ensemble de leur équipe. Cet article a été rédigé par Tom Lavery, un blogueur américain spécialisé sur les sujets commerciaux.

Il donne ainsi une série de 5 conseils à suivre pour les managers commerciaux :

1/ Ne perdez pas de temps à parler des actions commerciales de chacun

Managers, si vos réunions commerciales commencent toujours par un tour de table où chaque membre de l’équipe présente un rapport sur ses actions commerciales passées et à venir, alors vous ne rentabilisez pas le temps passé par chacun de vos commerciaux à cette réunion. Votre CRM et les tableaux de bord pertinents qu’il contient informent déjà l’équipe des évolutions de votre pipeline. Ne perdez donc pas de temps à parler de chiffres que chacun peut (et doit) consulter dans le rapport adéquat figurant dans le CRM avant la réunion. La réunion commerciale ne devrait jamais être un exercice de reporting des chiffres au Manager.

2/ Dressez un ordre du jour centré sur le partage des expériences et l’amélioration continue des pratiques

Pour Tom Lavery, l’auteur de l’article sur Sales Hacker, la première chose à faire en réunion commerciale est de donner la parole à chaque membre de l’équipe pour qu’il explique aux autres ce qu’il a pu apprendre d’utile au cours de la semaine passée. Chacun doit présenter aux autres participants un retour d’expérience, comment il a surmonté une difficulté, amélioré une technique, etc. Et donner aux autres commerciaux la possibilité de lui poser quelques questions sur le sujet évoqué. L’objectif de cet exercice est de permettre à chacun de s’approprier les bonnes pratiques des autres et de s’améliorer grâce au partage d’expériences : un échange instructif et constructif pour tous.

Si, par exemple, un membre de votre équipe vient d’expérimenter une nouvelle manière d’entrer en contact avec des prospects et que celle-ci lui donne de bons résultats, discutez-en en équipe. Est-ce que la pratique mérite d’être encore testée ? Peut-elle être encore améliorée ? Comment ? Peut-elle être adoptée par l’ensemble de l’équipe et de quelle manière ?

Pour éviter les blancs, les « euuuuh… » en réunion à la question « qu’est-ce que vous avez appris au cours de la semaine écoulée et que vous souhaitez partager ? », mettez en place un point de partage, par exemple sur sharepoint, où chacun peut, au fur et à mesure de la semaine, positionner un sujet de partage et l’argumenter. Ainsi, le sujet en question sera automatiquement mis à l’ordre du jour de la prochaine réunion pour être discuté.

3/ Préservez du temps pour échanger sur les difficultés de chacun

Un autre point essentiel pour vraiment faire de la réunion commerciale un moment constructif : il faut que le Manager prévoie un temps pour que chacun des commerciaux puisse parler des obstacles et des difficultés qu’il peut rencontrer dans l’exercice de son métier au quotidien.

Le but est de partager avec l’équipe pour recueillir des conseils pratiques pour surmonter ces difficultés. Parmi le groupe, il y a forcément un ou deux autres commerciaux qui ont pu rencontrer les mêmes difficultés par le passé. En parler ensemble permet de faire émerger des solutions et de progresser rapidement l’équipe sur ces points de friction.

Pour un commercial, atteindre ses objectifs de ventes n’est jamais facile. Il est donc préférable de créer un temps où les commerciaux puissent s’entraider et se donner mutuellement des conseils, au lieu de simplement présenter leurs chiffres aux autres participants. Quand un commercial n’atteint pas ses objectifs, il peut se sentir très seul. En organisant un échange sur les difficultés de chacun, cela permet de créer un vrai moment de cohésion et de solidarité dans l’équipe. Chacun doit pouvoir sentir que ses équipiers peuvent l’aider quand il a besoin d’un conseil. Ainsi, le groupe tire chacun de ses membres vers le haut.

4/ La réunion doit être prise en main par l’équipe, pas seulement par le Manager

Le directeur commercial doit participer activement aux échanges, mais il ne doit pas être le point focal de la réunion vers qui convergent toutes les questions et d’où sont émises toutes les réponses. Une réunion commerciale n’est pas une classe d’école. Il est préférable que l’équipe participe à l’établissement de l’ordre du jour, et que l’animation de la réunion soit confiée à un membre de l’équipe différent chaque semaine. Fonctionner de cette manière permet à chacun de mieux s’approprier ces réunions et de s’y impliquer davantage, au profit de tous.

5/ Communiquez sur les objectifs de la réunion commerciale et demandez un retour

Si l’objectif de votre réunion commerciale n’est pas d’avoir un rapport sur le pipe de vos commerciaux, alors quel est-il ? L’objectif de votre réunion doit être triple :

  1. Créer un environnement de partage et d’apprentissage en équipe ;
  2. Faire émerger et mettre en application de nouvelles idées pour améliorer les techniques de vente de votre équipe ;
  3. Créer une ambiance d’entraide et de soutien mutuel pour votre équipe commerciale.

Managers, demandez-vous ce que vous proposez à vos équipes concernant ces trois points. Demandez-le également à votre équipe. Envoyez leur un petit questionnaire rapide chaque mois leur demandant d’évaluer l’efficacité des réunions commerciales sur ces trois points, ou prenez le temps d’en discuter en tête à tête avec chacun d’entre eux. Et n’oubliez jamais de leur demander des idées pour améliorer encore et toujours le déroulé de ces réunions. Leur retour est essentiel pour que ces moments soient réellement profitables à tous et permettent à chacun d’améliorer ses performances commerciales.

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